Depuis leur création à la fin des années 90, les hackathons sont devenus des événements interactifs au cours desquels les ingénieurs, les développeurs, les programmeurs ou tout autre employé soucieux de l'innovation peuvent laisser libre cours à leur créativité et à leurs activités intellectuelles. Également connus sous le nom de "hack days", "hackfests", "datathons", "codefests", "broken windows", "improvement days" ou "developer days", les hackathons offrent des opportunités centrées sur l'innovation qui a un impact durable sur l'entreprise.
La possibilité de construire permet aux gens de voir grand sans limites et d'explorer leur imagination, ce qui aboutit souvent à des produits, services et "hacks" sans précédent. Par exemple, le Post-It a été créé pendant "15 % du temps", un programme créé par 3M qui permet aux employés de se concentrer sur leurs propres idées. Le "20 %" de Google a donné naissance à Gmail, Google Earth et Gmail Labs.
Les hackathons virtuels permettent aux membres de votre organisation de faire jouer leurs muscles créatifs, ce qui leur donne plus d'énergie et de confiance. Les hackathons virtuels donnent également naissance à des projets à la fois novateurs et durables, qui apportent des avantages durables à votre organisation en faisant une pause dans la routine de travail habituelle.
Hackathons chez Virtru
Chez Virtru, nous organisons chaque année deux événements de type hackathon, un hackathon en hiver et une InnoVation Week (IVW) en été. Chez Virtru et ailleurs, les hackathons se déroulaient généralement en personne, jusqu'à ce qu'une pandémie généralisée oblige les entreprises à faire preuve de créativité ou à annuler l'événement.
Chez Virtru, nous avons été créatifs.
Cette année, du 11 au 15 juillet, nous avons organisé notre troisième semaine virtuelle d'InnoVation. La semaine d'InnoVation est un événement d'une semaine au cours duquel toute notre équipe est invitée à soumettre des propositions et à rejoindre des équipes pour des projets qu'elle souhaite soutenir. (Au cas où vous seriez curieux, le "V" majuscule dans InnoVation Week est pour Virtru.) Notre expérience nous a donné l'occasion d'analyser plus en profondeur la façon dont nous construisons des hackathons virtuels.
Au départ, nous avions envisagé d'organiser notre troisième semaine d'InnoVation en personne, mais nous avons finalement décidé de garder l'événement virtuel. Bien qu'initialement considéré comme une contrainte, l'organisation de cet événement à distance s'est avérée être un atout supplémentaire. Les membres de l'équipe ayant des horaires différents ont utilisé des créneaux horaires croisés pour synchroniser et hiérarchiser l'événement. Plutôt que de se retrouver dans une même pièce où l'espace physique était limité, les membres de l'équipe ont eu la possibilité de passer d'une réunion d'entreprise à un tête-à-tête intime en un seul clic. La réalité virtuelle a permis des interactions impossibles.
Comment organiser votre propre hackathon virtuel
Si vous souhaitez animer un hackathon virtuel, vous devez faire preuve d'intention dans la planification de l'événement et dans les outils que vous utilisez pour l'animer. Voici comment Virtru a procédé, et comment vous pouvez faire de même avec votre organisation.
Planification
Lors de la planification, l'objectif principal est d'inspirer l'innovation dirigée, ou la créativité axée sur les objectifs. Vous voulez donner aux gens la possibilité d'explorer sans contraintes. Cependant, vous voulez également que cette exploration débouche sur une valeur ajoutée, qu'elle soit sociale, qu'elle permette de résoudre des problèmes au sein de votre organisation ou qu'elle ajoute des configurations aux produits et services existants. L'innovation dirigée est stimulée lorsqu'une organisation favorise la collaboration et encourage la diversité interdépartementale.
L'horaire : Favoriser la collaboration par l'asynchronie
Lorsqu'il s'agit de créer un événement virtuel à l'échelle de l'entreprise, le principal obstacle auquel sont confrontées la plupart des organisations est la lassitude des participants. Le fait de participer à des vidéoconférences successives peut susciter l'ennui, l'agitation et un manque d'enthousiasme général.
Il est impossible d'éviter les réunions d'entreprise pendant un hackathon, mais la meilleure façon de les programmer est d'être prévenant. Lors de la planification de notre semaine d'InnoVation, nous avons passé en revue les programmes individuels afin d'éviter les surréservations. Nous avons également dupliqué les événements pour donner à chacun la possibilité d'assister aux sessions qu'il souhaitait, tout en étant en mesure d'effectuer son travail essentiel.
En ce qui concerne les séances de travail tout au long de la semaine, nous avons donné le pouvoir aux gens en permettant aux équipes de se réunir de manière asynchrone, où et sur la plateforme qui leur convient le mieux. Et plutôt que d'organiser des repas d'équipe obligatoires, nous avons permis à chacun de payer ses propres repas. Il est également utile de permettre aux gens de former des équipes de manière asynchrone avant le jour du pitch. Nous avons envoyé un courrier électronique à l'ensemble de l'entreprise avec la présentation officielle de l'IVW, ce qui a permis aux gens de présenter leurs idées et de recruter des membres environ 30 jours avant la journée de présentation. Le jour du pitch, certains projets comptaient déjà un nombre important de participants.
R, R & R : Repos, Détente et Réflexion
Lors de la planification du programme, il est également important de rompre l'ennui des routines quotidiennes pour réinitialiser et rafraîchir le cerveau.
Après avoir réglé les éléments logistiques, nous nous sommes concentrés sur la valeur ajoutée pour les participants. En plus de deux jours complets de hacking, nous avons proposé un développement éducatif par le biais de défis de conception et d'un concours de présentation d'ascenseur "Wow, How, Now". Nous avons également donné la priorité aux événements sociaux, comme PizzaTime (un service qui livre simultanément des pizzas à nos coéquipiers américains), une Zoom party avec des pianos en duo et des happy hours virtuels pour que les choses restent amusantes. Pour souligner les réalisations de chacun, nous avons décerné des prix à des projets spéciaux, dont certains seront mis en œuvre et profiteront indéfiniment à notre organisation. Enfin, comme notre hackathon a duré deux jours entiers, nous avons également donné la priorité au repos et au rajeunissement en mettant en place une journée de ReViVal, donnant à notre équipe la possibilité de se rattraper et de se ressourcer après une semaine aussi chargée.
N'oubliez pas que les hackathons sont l'occasion de se débarrasser des structures rigides. Lorsque vous planifiez votre hackathon, n'ayez pas peur de réévaluer les systèmes que vous avez utilisés pour organiser vos précédents hackathons. Explorer de nouveaux territoires et faire des erreurs est nécessaire si vous voulez grandir et progresser.
L'innovation dirigée par la diversité des départements
Le hacking n'est pas seulement pour les ingénieurs, mais pour tout le monde !
La diversité départementale du comité de planification a joué un rôle énorme dans la création d'une innovation dirigée. Les équipes étaient bien représentées par leurs responsables qui siégeaient au comité de planification de l'IVW ; les besoins des participants ont été correctement anticipés et chacun s'est senti autorisé à participer. Le comité de planification a cultivé un environnement où l'expérience éprouvée se mêle aux idées nouvelles.
Tous les membres de l'organisation, et pas seulement les ingénieurs, ont été invités à présenter des idées et à obtenir un soutien. Chacun a eu la possibilité de participer, à quelque titre que ce soit, en utilisant au mieux ses talents, ses compétences et ses capacités. Les ingénieurs se sont associés au marketing, aux ventes, aux services informatiques, aux produits, à la conception et à d'autres services, ce qui a permis d'accélérer des processus qui auraient normalement pris beaucoup de temps, car chaque service avait un siège à la table pour élaborer rapidement des plans - et disposait du temps nécessaire pour réaliser ses projets.
Les activités interdépartementales étant suivies en temps réel, l'innovation est apparue presque instantanément. Ces intersections uniques ont suscité l'innovation ! En quelques jours, les équipes ont créé des applications, prototypé de nouvelles fonctionnalités sur des logiciels existants et exploré de nouvelles opportunités. Pour souligner le fait que cet événement était ouvert à tous, nous avons également inclus un prix No Code pour les projets d'innovation qui ne comportaient aucun code ou développement. Nous avons eu des projets de hackathon axés sur la production de vidéos, l'amélioration des processus et les initiatives de DE&I. Le travail d'équipe qui met en avant la diversité des départements permet également aux gens d'établir de nouveaux liens et d'apprendre de nouvelles perspectives à travers l'organisation.
Les Outils
Certaines critiques courantes à l'égard des événements virtuels sont qu'ils peuvent être impersonnels et ne permettent pas une collaboration sans faille. Cependant, les bons outils permettent de surmonter ces problèmes et même de créer une collaboration plus significative.
Les Classiques
Nous nous sommes appuyés sur des outils de base comme Slack et Gmail pour la communication, et Zoom pour les réunions. L'utilisation de modèles de présentation partagés (Google Slides) pour les démonstrations a créé un sentiment de cohésion et a permis aux nouveaux venus de s'aventurer plus facilement et en toute confiance dans l'inconnu de la programmation exploratoire. Nous avons même utilisé Google Forms pour envoyer des enquêtes afin d'obtenir un retour d'information pour notre prochain hackathon.
Dans l'utilisation des outils classiques du lieu de travail, la participation, la bonne humeur et l'enthousiasme sont vraiment très utiles. Les réunions Zoom pendant la semaine d'InnoVation de Virtru ont été particulièrement impressionnantes, car les gens ont mis en avant ce chat avec un flot de commentaires.
De nouveaux outils comme FigJam
La semaine InnoVation est une formidable occasion de tester de nouveaux logiciels et d'introduire de nouveaux flux de travail, dans un environnement sûr, en explorant de nouvelles façons d'être plus agiles dans notre façon de travailler ensemble.
Chez Virtru, nous avons utilisé notre hackathon pour explorer FigJam, un outil de collaboration visuelle. Généralement utilisé dans les espaces de conception, FigJam est décrit comme "un tableau blanc en ligne permettant aux équipes d'explorer des idées ensemble". Chez Virtru, nos équipes ont utilisé cet outil pour faciliter la collaboration égalitaire. Notre utilisation de FigJam, qui implique le partage d'un écran, l'écriture d'idées et le vote en temps réel pour les idées préférées, a permis à chacun d'avoir une chance équitable de partager ses idées. Le fait d'inclure des formes écrites de collaboration signifiait que les participants étaient moins susceptibles d'être interrompus ou réduits au silence. Chacun pouvait suivre les mouvements du tableau depuis son propre navigateur, puisque la collaboration se faisait en direct.
Les capacités de conception de FigJam ont permis à plusieurs équipes de hackathon de créer des story-boards à l'aide de fonctions de dessin, de compiler des recherches à l'aide d'outils de formatage et de téléchargement d'images, et de rassembler des idées de produits à l'aide de "notes adhésives". Mais en réalité, FigJam peut être utilisé pour tout type de collaboration. Après la semaine d'InnoVation de Virtru, nos équipes de marketing et d'expérience utilisateur continuent d'utiliser FigJam pour la collaboration, le storyboarding et la conception de produits. L'essai de la nouvelle technologie pendant la semaine d'InnoVation a donné à nos équipes la possibilité d'explorer de nouvelles méthodes de travail sans ralentir les initiatives plus importantes de l'entreprise.
Organisez votre hackathon
Les hackathons virtuels offrent de réelles possibilités de faire progresser la stratégie d'une entreprise. Bien que le fait d'avoir une culture à distance déjà établie puisse faciliter les choses, il est toujours possible de réaliser des hackathons virtuels sans cela. Grâce aux avantages des processus et des outils à distance, les hackathons virtuels offrent des possibilités d'amplifier la valeur avec moins de stress.
Les hackathons virtuels produisent des projets et des idées viables qui permettent de résoudre des problèmes au sein de votre entreprise et au-delà. Nos semaines annuelles d'InnoVation et nos hackathons sont l'occasion de donner vie à de nouvelles idées et de poursuivre notre objectif de rendre le chiffrement accessible à tous. Si vous assistez à la conférence DEF CON 30 à Las Vegas, ne manquez pas la démonstration de notre nouveau projet issu de la semaine d'InnoVation le samedi 13 août, de 14 à 16 heures, au Caesar's Forum de Las Vegas, dans la salle de conférence Accord.
Maintenant que vous savez comment créer votre propre hackathon virtuel en comprenant le processus de planification et les outils que nous avons utilisés lors de notre événement, qu'est-ce qui vous arrête ? Allez-y et InnoVate !
